夢実現モチベーションシート・通販セミナーの岡崎太郎(Taro Okazaki)のオフィシャルサイト

　　口頭で伝えるだけでなく、端的に平易な文章で明確にメモを残すことがポ
イントです。

　仕事が多岐にわたる場合、ジャンル別にタイトルを作り、優先順位を整理
しておきます。まさにグルーピングというわけです。

　とにかく、いろいろと話しすぎると、相手は次々に忘れてしまいますから
ね。面談の最後に今日のポイントをおさらいすることが肝心です。

　大切なことは、後から見直す際に面談者の名前ですぐに情報を探せること
そのためにも、面談者用の専用シートを作成するのです。
ノートや手帳だと「日付」で検索できても名前では探すことはできません。
（デイリーシートの塊の前または後にコーナーを作ります）

　次に面談が終了したら、メモしたシートをコピーして相手に渡すこと。
これだけでお互いが同じ情報を持つことになります。

　また、次回の面談時に前回のシートをまず復習し、そのシート上に追加す
ること、終了することを明確に記入しながら指示すること。

　以上３点です。

　とくに最後の項目をきちんとやれば「指示ミス」が極端に減ります。
会社内でよくあるのは、もう必要のなくなった仕事を形式的に続けているこ
とです。定期的に業務を見直し優先順位を組み替えること。もうやらなくて
いい業務はやらないこと。その合意をきちんと形成することです。

　このような事を考えると、ノートよりルーズリーフをバインダーで利用す
る方が便利という事がわかります。（面談する際、大学ノートにメモをする
のが一般的だと思われますが、面談専用のノートを用意するならまだしも、
別のシーンでも利用しているノートに書いてしまうと、後から一覧的に見直
すことは不可能です）

　グールーピングシートは８マスでも９マスでも構いませんが、僕は８マス
を活用しています。スタッフや取引先の担当者別にシートを一枚用意し、
面談やミーティングの際に後々必要と思われる内容は、専用シートに転記
または直接書き込むことで、モノ忘れを防止しています。

　ともかく、上司が部下に仕事を頼んでいながら、当の本人が忘れてしまう
なんて最低なことのないように気をつけたいものです。